سوال دارید؟
02146138782
02146137504
02146138782
02146137504
پایش و کنترل فرایند رویکردی استراتژیک است که توسط سازمان‌ها برای نظارت، اندازه‌گیری و بهبود پیوسته عملکرد فرایندهای کسب و کار خود استفاده می‌شود. این شامل ارزیابی سیستماتیک عملکرد فرایندها از نظر کارآیی، اثربخشی و انطباق با اهداف و استانداردهای سازمان است تا اطمینان حاصل شود که اهداف کسب و کار را به درستی پشتیبانی می‌کنند. این فرایندها می‌توانند شامل تولید، بازاریابی، فروش، مالی، منابع انسانی، خدمات مشتری و سایر فعالیت‌های مرتبط با عملکرد کسب و کار باشند.
همانطور که می دانید پایش و کنترل فرایند، فاز آخر چرخه معروف مدیریت فرایند (BPM Lifecycle) مارلون دوماس را تشکیل می‌دهد و این موضوع آنچنان حائز اهمیت است که یک مرحله از چرخه مدیریت فرایند به آن اختصاص یافته است. اهمیت پای فرایند از آن جهت است که تمامی فعالیت‌های صورت گرفته در طول چرخه مدیریت فرایند را پیش و رصد می‌کند و مشخص می‌کند که آیا این فعالیت‌ها برای بهبود وضعیت فرایندهای سازمان، اثربخش بوده است یا خیر؟
پایش و کنترل فرایندها در این فاز از چرخه عمر مدیریت فرایند معمولاً توسط شاخص‌های کمّی یا همان KPI اندازه‌گیری می‌شود که این شاخص‌ها پیش‌تر در فاز کشف فرایند مشخص و تعیین شده‌اند. این شاخص‌ها مشخص می‌کنند که فرایند تا چه میزان به هدف مورد نظر دست یافته و چقدر از آن انحراف دارد.
پایش و کنترل فرایند به طور معمول شامل مؤلفه‌های کلیدی زیر است:
تعیین شاخص اندازه‌گیری فرایند: این مرحله شامل تعریف شاخص‌های کلیدی عملکرد(KPI) برای ارزیابی کمّی عملکرد هر فرایند است. این متریک‌ها می‌توانند زمان چرخه، ظرفیت، نرخ خطا، امتیازات رضایت مشتری و غیره باشند.
جمع‌آوری و تجزیه و تحلیل داده: سازمان‌ها داده‌های مربوط به عملکرد فرایند را با استفاده از منابع مختلف مانند سیستم‌های عملیاتی، سنسورها، نظرسنجی‌ها و مکانیزم‌های بازخورد جمع‌آوری می‌کنند. این داده‌ها سپس برای شناسایی روندها، الگوها و مناطقی که نیاز به بهبود دارند، تجزیه و تحلیل می‌شوند.
نظارت بر عملکرد: پایش فرایند شامل نظارت به صورت ماهیانه، فصلی یا دوره‌ای بر عملکرد فرایندها نسبت به استانداردها یا اهداف تعیین شده است. این امر به سازمان‌ها اجازه می‌دهد تا به سرعت نسبت به عملکرد فعلی بازخورد گرفته و در صورت عدم کسب موفقیت در دستیابی به اهداف، اقدامات اصلاحی لازم را انجام دهند.
تحلیل علت ریشه‌ای: وقتی مشکلات عملکرد فرایندها شناسایی می‌شوند، پایش فرایند شامل تحقیق درباره علت اصلی این مشکلات است بصورتی که علل ریشه‌ای مشکلات شناسایی شده و برای آنها راهکار مناسب تعریف گردد. این کار ممکن است شامل تحلیل دقیق برای شناسایی مشکلات اساسی مرتبط با فناوری، منابع، مهارت‌ها یا ساختار سازمانی باشد.
بهبود پیوسته: پایش فرایند بر فرهنگ بهبود پیوسته تأکید دارد، جایی که سازمان‌ها سعی در بهبود عملکرد فرایندها در طول زمان دارند. این ممکن است شامل اجرای بازطراحی فرآیند، اتوماسیون، برنامه‌های آموزشی یا سایر فعالیت‌های هدفمند برای بهینه‌سازی فرآیندها و دستیابی به نتایج بهتر باشد.
گزارشگیری و ارتباطات عملکرد: پایش فرایند نیاز به مکانیسم‌های گزارش‌دهی و ارتباطات موثر دارد تا اطمینان حاصل شود که ذینفعان مربوطه درباره روندها، تلاش‌های بهبود و نتایج اطلاعات کافی دارند. این امر ممکن است شامل گزارش‌های منظم، داشبوردها، جلسات و ارائه‌ها باشد.
ضرورت پایش عملکرد فرایند در قابلیت آن برای کسب اطمینان از این است که فرایندهای کسب و کار به طور موثر و کارآمد اجرا می‌شوند و در نتیجه به موفقیت کلی سازمان کمک می‌کند.
ضرورت پایش فرایندهای کسب و کار به دلایل متعددی وجود دارد، از جمله:
بهبود عملکرد :
پایش فرایندها امکان بهبود عملکرد سازمان را فراهم می‌کند، زیرا اطمینان حاصل می‌شود که فرایندها بهینه شده و به درستی اجرا می‌شوند.
شناسایی مشکلات :
با نظارت مداوم بر فرایندها، مشکلات و نقاط ضعف در عملکرد سازمان شناسایی و رفع می‌شوند.
پیش‌بینی مسائل :
پایش فرایندها به سازمان کمک می‌کند تا مسائل و مشکلات آتی را پیش‌بینی کند و به طور موثر برای جلوگیری از آنها و مدیریت آنها اقدام کند.
افزایش کیفیت محصول یا خدمات :
با نظارت پیوسته بر عملکرد فرایند، سازمان‌ها می‌توانند نواقص کیفی را به موقع شناسایی و رفع کنند. این منجر به ارائه محصولات و خدمات با کیفیت بالاتر می‌شود که به افزایش رضایت مشتریان و وفاداری آنها منجر می‌شود.
کاهش ریسک :
پایش مؤثر فرایندها به سازمان‌ها کمک می‌کند تا خطرات مرتبط با فرآیندهای خود را شناسایی و کاهش دهند. با نظارت بر شاخص‌های کلیدی عملکرد، سازمان‌ها می‌توانند خطرات پیش رو را زودتر شناسایی کرده و اقدامات پیشگیرانه برای رفع آنها انجام دهند.
ترویج بهبود مستمر :
پایش فرایندها فرهنگ بهبود پیوسته را در یک سازمان تقویت می‌کند. با ارزیابی منظم عملکرد فرایندها و اجرای اقدامات اصلاحی، سازمان‌ها می‌توانند بهبود مستمر را ایجاد کرده و به تطبیق با شرایط بازار تغییر کرده و نسبت به رقبا پیشرو باشد.
هماهنگی با اهداف استراتژیک :
پایش فرایندها این اطمینان را ایجاد می‌کند که فرآیندهای سازمان با اهداف و استراتژی‌های سازمان هماهنگ هستند. با نظارت بر عملکرد فرایند در مقابل اهداف استراتژیک، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که منابع خود را به طور موثر تخصیص داده‌اند و به سمت دستیابی به اهداف بلندمدت خود پیش می‌روند.
کاهش هزینه‌ها :
با بهبود فرایندها و کاهش مشکلات، سازمان می‌تواند هزینه‌های خود را کاهش دهد و به صورت کلی بهره‌وری را افزایش دهد
در کل، مدیریت عملکرد فرایند برای سازمان‌هایی که به دنبال دستیابی به عملکرد عالی عملیاتی، ارائه ارزش به مشتریان و حفظ رقابت‌پذیری در محیط کسب و کار پویا هستند، ضروری است. با نظارت، تجزیه و تحلیل و بهبود سیستماتیک عملکرد فرایند، سازمان‌ها می‌توانند عملیات خود را بهینه کرده، خطرات را کاهش داده و رشد پایدار را تحقق بخشند.
