در این بخش برخی از مهم ترین شرح وظایف و کارکردهای واحد مدیریت فرآیند (BPM Office) را بیان خواهیم کرد:
•فرهنگ سازی و آموزش مدیریت فرآیند به مدیران و بدنه سازمان
• برنامه ریزی استقرار مدیریت فرآیند
• انتخاب و توسعه متدولوژی صحیح استقرار مدیریت فرآیند
• ایجاد ساز وکارهای فنی و انگیزشی جهت پیاده سازی و اجرای مدیریت فرآیندها
• پشتیبانی از ابزارهای استقرار مدیریت فرآیند
• ارزیابی بلوغ سازمان در زمینه مدیریت فرآیند
• استخراج معماری فرآیندها
• بررسی و انتخاب مدل مرجع متناسب جهت کاربست در استقرار مدیریت فرآیند و معماری فرآیندها
• هم راستا کردن فرآیندها با اهداف و استراتژی های سازمان
• پایش و کنترل عملکرد فرآیندها. اگر وظیفه پایش به صاحبان فرآیند واگذار شود، آنها باید چیزی را پایش کنند که خود متولی و مجری انجام آن هستند 
• حکمرانی بر فرآیندها
• مدیریت منابع و بودجه
• تعیین مناسب ترین گزینه برای مالکین فرآیندها
• همکاری با مالکین فرآیند جهت اولویت بندی فرآیندها برای بهبود آنها بر اساس اهداف سازمان و شاخص های اندازه گیری
• مدیریت سبد فرآیندها
• استانداردسازی گزارشات
• اشتراک‌گذاری درس آموخته‌ها و راهکارهای برتر و تجارب فرآیندها
•و …

1) تعیین چشم انداز دفتر مدیریت فرآیند در سازمان
2) شناسایی یک حامی قوی برای پشتیبانی از ایجاد دفتر مدیریت فرآیند در سازمان
3) تشکیل تیم‌های کاری دفتر مدیریت فرآیند؛ در این زمینه لازم است تا نکات زیر مد نظر قرار داده شوند:
 تیم پروژه بایستی یکپارچه بوده و معرف کلیه بخش‌های کسب و کار سازمان باشد.
 تا حد امکان اعضای این تیم بایستی فقط مختص این کار باشند.
 اعضای این تیم باید از نقش‌های خود اطلاع کامل داشته باشند.
 اعضای تیم بایستی وقت کافی برای ایفای نقش‌ها و مسئولیت‌های خود داشته باشند.
4) برگزار کردن جلسه آغازین (Kick of Meeting) پروژه پیاده‌سازی دفتر مدیریت فرآیند
5) پرداختن به ارزیابی بلوغ سازمان در زمینه مدیریت فرآیند
6) جمع‌آوری اطلاعات پایه به شرح ذیل:
 چه تعداد فرآیند در حال حاضر در سازمان وجود دارد؟
 چگونگی انطباق فرآیندها با اهداف راهبردی؟
 چگونگی تصویب فرآیندها؟
 چگونگی تخصیص منابع مالی؟
 چگونگی تخصیص منابع؟
 وابستگی داخلی بین فرآیندها؟
 چه نوع اطلاعاتی از فرآیندها جمع‌آوری و مستند می‌شود؟
 چه نوع بازبینی‌ها و بهبودهایی به طور معمول انجام می‌شود؟
 تعیین چگونگی طراحی و ایجاد فرآیندهای جدید
 تعیین چگونگی حذف و بازنشستگی فرآیندهای منسوخ شده
 آیا اطلاعات یکپارچه و قابل اعتمادی برای سنجش عملکرد فرآیندها وجود دارد؟
 چه کارهایی باید برای تحقق KPI های پیش‌بینی شده صورت گیرد؟
7) و…

البته رویکرد دیگر در استقرار مدیریت فرآیند این است که هر یک از واحدها خود متولی استقرار مدیریت فرآیند در مورد فرآیندهای واحد مربوط به خود باشند. لیکن این رویکرد دارای نقاط ضعف جدی است که برخی از آنها عبارتند از:
• شکل گیری فرآیندهای تکراری در واحدهای مختلف
• عدم یکپارچه سازی فرآیندها
• تقلیل رویکرد کراس فانکشنالیتی (بین واحدی بودن) فرآیندها
• استاندارد و یکسان نبودن رویکردها، فرمت ها، متدولوژی های استقرار مدیریت فرآیند
نکته حائز اهمیت دیگر در این موضوع آن است که نباید مسئولیت مالکان و صاحبان فرآیند که از بین واحدهای مختلف انتخاب میشوند تحت الشعاع قرار گیرد؛ بلکه BPM Office مسئولیت های مربوط به حاکمیت فرآیند را در سازمان بر عهده خواهد داشت.

برخی از مهم ترین مشکلاتی که در اثر فقدان دفتر مدیریت فرآیند BPM Office در سازمانها بوجود خواهد آمد عبارتند از:
• در نظر نداشتن این موضوع که مدیریت فرآیند خود یک فرآیند است؛ یعنی دارای تواتر و تکرار است و نباید به عنوان یک پروژه به آن نگریست.
• تعارض بین فرآیندها در خصوص اولویت و ارجحیت استفاده از منابع.
• نداشتن متولی واحد و یکپارچه در سازمان برای استقرار مدیریت فرآیند.
• ضعف در مستند‌سازی فرآیندها.
• متدولوژی و روش های اجرایی نامناسب استقرار مدیریت فرآیند.
• عدم تناسب با شایستگی های مدیران فرآیند.
• عدم هم‌راستایی و انطباق اهداف فرآیندها با خط‌ مشی و استراتژی‌های سازمان.
• انجام کارهای موازی و افزایش دوباره‌کاری در فرآیندها.
• افزایش پیچیدگی در سازمان به دلیل تعدد و تنوع فرآیندها و ایجاد فرآیندهای سازمانی موازی.
• دشواری مدیریت یکپارچه سازی فرآیندها.
• ضعف در پایش و نظارت بر عملکرد فرآیندها پس از اجرا.
• قرار نگرفتن مدیریت فرآیند جزء دغدغه های اصلی سازمان و مدیران.
• ضعف در به اشتراک‌گذاری درس آموخته‌ها و راهکارهای برتر و تجارب فرآیندها.
• و …