سوال دارید؟
02146138782
02146137504
02146138782
02146137504
با وجود شباهت حکمرانی فرایند (Process Governance) و مدیریت فرایند و تمرکز هر دو حوزه بر به کارگیری فرایندهای مناسب در سازمان، مدیریت فرایند را می‌توان به عنوان زیرمجموعه‌ای از حاکمیت فرایند در نظر گرفت. در جایی که مدیریت فرایند بر عهده مدیران یا سرپرستان است تا اطمینان حاصل کنند که تیم آن‌ها از فرایندهای صحیح پیروی می‌نماید، حاکمیت فرایند تضمین می‌کند که فرایندهایی که به کار گرفته می‌شوند با اهداف بزرگ‌تر کسب و کار مطابقت دارند، توسط تیم‌های مناسب استفاده می‌شوند و از رویه‌های اجرایی صحیح پیروی می‌کنند. با این حال، هر دو حوزه برای استراتژی کلی فرایند بسیار مهم هستند.
حاکمیت موفق فرایند مستلزم شش مؤلفه کلیدی است که در ادامه تشریح می‌گردد
نقش‌ها و مسئولیت‌ها
یک تیم موفق مدیریت فرایند به تخصص و همکاری اعضای خود متکی است. هر فرد باید درک جامعی از نقش منحصر به فرد خود و مسئولیت‌های مرتبط با آن داشته باشد و از عملکرد صحیح تیم اطمینان حاصل نماید. به منظور بهینه‌سازی تلاش‌های جمعی و دستیابی به نتایج مطلوب، باید بر تقویت ارتباط مؤثر و هم‌افزایی بین اعضای تیم تأکید شود. با ایجاد انتظارات روشن و ارتقای همکاری، تیم حاکمیت می‌تواند اثربخشی خود را به حداکثر برساند و باعث بهبود مستمر گردد.
ایجاد رویه‌های عملیاتی استاندارد (SOP) و خط‌مشی‌های کاملاً تعریف‌شده برای حفظ سازمان و کارایی در تیم مدیریت فرایند بسیار حائز اهمیت است. این دستورالعمل‌ها به عنوان یک نقشه راه برای اعضای تیم عمل می‌کند که ثبات را تضمین می‌نماید و سردرگمی را به حداقل می‌رساند.
پایبندی به SOPها و سیاست‌ها می‌تواند جریان‌های کاری را ساده‌سازی کند، مسئولیت‌پذیری را افزایش دهد و به‌طور مؤثر چالش‌ها یا انحراف‌هایی را که ممکن است ایجاد شود، برطرف نماید. بررسی و بروزرسانی منظم این دستورالعمل‌ها در جهت اطمینان از ارتباط و همسویی آن‌ها با نیازهای در حال تحول کسب و کار، اهمیت زیادی دارد.
برای اطمینان از همسویی فرایندهای اجرا شده با اهداف گسترده‌تر کسب و کار، شناسایی و ایجاد شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) و معیارهایی برای بهبود مستمر ضروری است. با محک زدن این شاخص‌ها، سازمان می‌تواند پیشرفت خود را بسنجد، فرصت‌ها را شناسایی کند و پذیرش فرایند، اثربخشی تیم و کارایی را بهینه سازد.
سازوکار کنترل و اعتبارسنجی فرایند
وجود سازوکارهای مناسب کنترل و اعتبارسنجی فرایند برای حفظ استانداردها و ثبات در یک سازمان ضروری است. با ایجاد سیستم‌های کنترل و اعتبارسنجی قوی، زمینه‌ای برای پیروی همه اعضای تیم ایجاد میشود. این سازوکارها امکان نظارت، ارزیابی و تنظیم مؤثر فرایندها را فراهم می‌کنند و تشخیص زودهنگام هرگونه انحراف یا ناکارآمدی را میسر می‌سازند. با پیاده‌سازی سیستم‌های کنترل و اعتبارسنجی قابل اعتماد از ابتدا، فرهنگ مسئولیت‌پذیری، بهبود مستمر و تضمین کیفیت در سازمان ایجاد میشود که کارایی و رضایت را به همراه دارد.
مشارکت دادن ذینفعان در حاکمیت فرایند یا همان Process Governance برای ایجاد انتظارات روشن و تعریف مسئولیت‌ها ضروری است. با ارزیابی میزان مشارکت ذینفعان، می‌توان سطح مسئولیت‌پذیری و مالکیت مورد نیاز هر یک از طرفین را تعیین کرد. این درک ارتباط مؤثر، همکاری و همسویی اهداف بین ذینفعان و تیم حاکمیت را تسهیل می‌کند.
همچنین شناسایی هر گونه شکاف یا مشارکت ناکافی ذینفعان، امکان انجام اقدامات پیشگیرانه برای از بین بردن این شکاف‌ها و تضمین مشارکت همه جانبه که نهایتاً منجر به افزایش موفقیت ابتکارات حاکمیت فرایند میشود، را فراهم می‌سازد
ایجاد یک استراتژی ارتباطی روشن برای به اشتراک‌گذاری مؤثر اطلاعات در تیم مدیریت فرایند بسیار مهم است. این استراتژی باید نحوه برقراری ارتباط با اعضای تیم و ذینفعان را در خصوص بروزرسانی‌ها، تغییرات و برنامه‌ها یا اهداف آینده مشخص کند.
یک برنامه ارتباطی مناسب امکان به اشتراک‌گذاری شفاف و به موقع اطلاعات مربوطه، ارتقای تعامل، همسویی و تفاهم را در بین همه افراد درگیر فراهم می‌کند. با انتقال فعالانه بروزرسانی‌ها و اهداف مهم، همکاری بهتری شکل می‌گیرد، سوء تفاهم‌ها کاهش پیدا می‌کند و اثربخشی کلی تلاش‌های حاکمیت فرایند بهبود می‌یابد.
آگاهی از چالش‌های مرتبط با حاکمیت فرایند می‌تواند به مواجهه با موانع و مقابله با مشکلات پیش رو کمک کند. در ادامه شش چالش بزرگ حاکمیت فرایند تشریح می‌گردد.
هنگام اجرای تغییرات، معمولاً تیم‌ها بی‌میلی و مقاومت نشان می‌دهند. برای کاهش مقاومت داخلی، داشتن یک برنامه خوب که به طور مؤثر اهمیت و مزایای این تغییرات را بیان کند، بسیار مهم است. ارائه توضیحات واضح در مورد منطق پشت تغییرات و نحوه همسویی آن‌ها با اهداف سازمانی گسترده‌تر می‌تواند به کاهش نگرانی‌ها و تشویق اعضای تیم کمک کند.
کارکنان سازمان ممکن است برای تسریع در کار خود برخی از مراحل را نادیده بگیرند. متقاعد کردن آن‌ها برای پذیرش کامل فرایندهای جدید می‌تواند چالش برانگیز باشد. با این حال، با اولویت دادن به آموزش و مدیریت مناسب، می‌توان کارکنان را با دانش و مهارت‌های مورد نیاز برای درک ارزش فرایندهای سازمان آشنا کرد. ارتباط شفاف در مورد مزایا و عواقب پایبندی به فرایندها همراه با حمایت و تقویت مداوم، می‌تواند به پرورش فرهنگ پذیرش فرایند و تضمین موفقیت بلندمدت کمک کند.
مهارت‌ها، منابع و آموزش‌های مناسب برای مدیریت موفق فرایند ضروری است. از این رو باید اطمینان حاصل کرد که تا حد امکان، رهبری و اعضای تیم به ابزارهای مورد نیاز برای تقویت مدیریت فرایند، دسترسی داشته باشند. همچنین باید مجموعه مهارت‌های اعضای تیم فعلی را ارزیابی نمود و به آن‌ها مهارت‌های سیستمی را آموزش داد تا آن‌ها برای فرایندهای مکانیزه‌شده جدید آماده شوند.
ساختار به سازماندهی تیم، فرایندها و پروژه‌ها کمک می‌کند و باعث پیشروی در همه ابعاد می‌گردد.
بهبود سازگاری یک مزیت کلیدی در اجرای فرایندها است، اما زمانی که ناهماهنگی در خود فرایندها وجود داشته باشد، موفقیت مدیریت فرایند دشوار خواهد بود.
برای تیم حاکمیت فرایند ممکن است سخت باشد که با رشد سازمان همگام شود، اما ایجاد اقدامات مقیاس‌پذیری در مراحل اولیه می‌تواند مقابله با این چالش‌ها را در زمان بروز آسان تر کند.
هیچ رویکرد یکسانی برای حاکمیت فرایند وجود ندارد. در ادامه سه نوع مدل حاکمیت فرایند تشریح می‌گردد
تحت یک مدل متمرکز، یک رهبر یا تیم واحد، مسئول برنامه‌ریزی و نظارت بر طراحی و اجرای فرایند است. یک مدل متمرکز به عنوان یک استراتژی از بالا به پایین در نظر گرفته میشود که در آن تصمیمات در سطوح بالا گرفته میشود و از طریق تیم‌ها اجرا می‌گردد. با وجود این که یک مدل متمرکز، باعث حفظ ثبات میشود، می‌تواند دانش مورد نیاز را از فرایندهای تصمیم‌گیری حذف کند.
یک مدل غیرمتمرکز قدرت را در سراسر سازمان توزیع می‌کند. به این ترتیب به جای تصمیم‌گیری توسط یک گروه، همه اعضای تیم می‌توانند با هم برای طرح و رسیدگی به مسائل همکاری کنند. با وجود این که مدل‌های غیرمتمرکز تیم را در فرایند حاکمیت مشارکت می‌دهند، می‌توانند به دلیل فقدان مرز و سازماندهی مشخص، منجر به سردرگمی شوند.
با یک مدل همبسته، تیم‌ها برخی از مسئولیت‌های حاکمیت فرایند را بر عهده می‌گیرند، اما یک رهبر یا گروهی از رهبران در نهایت مسئول اقدامات هستند. یک مدل همبسته، تیم‌ها را قادر می‌سازد تا تصمیمات خود را اتخاذ کنند و در عین حال ساختارهای تصمیم‌گیری شفاف را حفظ نمایند.
