سوال دارید؟

02146138782
02146137504

مشکلات ناشی از عدم وجود مرکز تعالی مدیریت فرایند کسب و کار

آخرین مقالات

مشکلات ناشی از عدم وجود مرکز تعالی مدیریت فرایند کسب و کار
167
1403-08-09
تیم تولید محتوا آزمایشگاه مدیریت فرایند

مشکلات ناشی از عدم وجود مرکز تعالی مدیریت فرایند کسب و کار

سازمان‌های امروزی در تلاش هستند تا با تغییر جهت‌ از رویکرد وظیفه‌ای به فرایندی، رقابت‌پذیری خود را بهبود بخشند. این امر منجر به مفهوم مدیریت فرایندهای کسب و کار (BPM) با تمرکز سازمان بر شناسایی سیستماتیک، مدلسازی و بهبود فرایندها می‌شود. برنامه‌ریزی و اجرای این بهبودها باید با استفاده از دانش در مورد نقاط قوت و ضعف سازمان و منابع آن انجام گردد. دامنه و هدف مربوط به بهبود فرایند باید ناشی از تأثیرات تشخیص مشکلات نوظهور باشد که در سازمان رخ می‌دهند و تأثیر منفی بر کارایی و سیر فرایندها دارند. برخی از سازمان‌های فرایندگرا، واحدهای تخصصی یا مرکز تعالی مدیریت فرایند کسب و کار (BPM CoE) را ایجاد می‌کنند که از اجرای راه‌حل‌های فرایندی پشتیبانی نمایند. هدف اصلی آن‌ها حمایت از توسعه سازمان با بهبود فرایندهای سازمانی و ایجاد پایگاه دانش در تمامی حوزه‌های اجرای مدیریت فرایند کسب و کار است.

مرکز تعالی مدیریت فرایند کسب و کار که گاهی به آن دفتر مدیریت فرایند (BPM Office) نیز گفته می شود، به یک گروه رسمی در یک سازمان اشاره دارد که برای ارائه پشتیبانی به سایر بخش‌ها و افرادی که کار فرایندی انجام می‌دهند، ایجاد شده است. ممکن است تمام کارهای فرایندی را در سازمان هماهنگ کند، بر عملکرد فرایندها نظارت کند و یا پروژه‌ها را انجام دهد. مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار از تلاش در راستای تغییر فرایند پشتیبانی می‌کند و می‌تواند از هر یک از چندین متدولوژی مانند BPM، Lean، BPMS یا شش سیگما یا ترکیبی از این رویکردها استفاده نماید. در واقع، دفتر مدیریت فرایند، یک واحد سازمانی است که برای هماهنگی و مدیریت تعهدات فرایندی از دیدگاه کل سازمان ایجاد می‌شود و بستری برای جمع‌آوری و انتقال دانش فرایندی فراهم می‌کند.

برای اشاره به اهمیت ایجاد دفتر مدیریت فرایند، ابتدا باید این موضوع را در نظر گرفت که در صورت عدم وجود مرکز تعالی در یک سازمان چه اتفاقاتی رخ می‌دهند. به طور کلی می‌توان گفت در صورت عدم وجود مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار، موارد زیر در سازمان رخ می‌دهند:

  • استفاده ناکارآمد از منابع سازمان و افزایش هزینه‌ها

ناتوانی در تطبیق با چابکی و انعطاف‌پذیری برای برآوردن نیازهای در حال تغییر کسب و کار و انتظارات مشتریان و ذینفعان

  • ناکارآمدی در زمان پاسخگویی به رویدادهای داخلی و خارجی

محدود کردن سرعتی که یک سازمان می‌تواند محصولات یا خدمات جدید را به بازار ارائه کند

  • کاهش رضایت مشتری و کاهش درآمدهای سازمان
  • کاهش مزیت رقابتی
  • ضعف در تصمیم‌گیری برای مقابله با چالش‌ها و بهره‌مندی از فرصت‌ها
  • تغییرات مکرر در اولویت‌بندی طرح‌ها و ابتکارات مدیریت فرایندهای کسب و کار در سازمان

عدم سنجش عملکرد طرح‌ها و ابتکارات مدیریت فرایندهای کسب و کار

فقدان سند جامعی که تعهدات مدیریت فرایندهای کسب و کار را به برنامه استراتژیک سازمان مرتبط سازد

اثر کلیاثر کوتاه‌مدتاثر بلندمدت
1فقدان یک تیم برای کنترل، نظارت و راهنمایی طرح‌ها و ابتکارات مدیریت فرایندهای کسب و کارمنجر به عدم یکپارچگی و انسجام در طرح‌ها و ابتکارات مدیریت فرایندهای کسب و کار می‌گردد.مدیریت فرایندهای کسب و کار هیچ‌گاه جایگاه خود را پیدا نمی‌کند و این امر منجر به ایجاد سطح کمی از ارزش می‌شود.
2عدم وجود فناوری یکپارچه برای مدلسازی فرایندهای کسب و کارشبیه‌سازی تغییرات فرایند که بر عملیات تأثیر می‌گذارد، غیرممکن است.تغییرات نامناسبی اتفاق می‌افتند که منجر به ضرر و هزینه می‌شوند.
3سطوح پایین بلوغ مدیریت فرایندهای کسب و کارنیروهای فاقد مهارت که به زمان بیشتری برای تکمیل یک کار نیازمندند.منجر به کیفیت پایین و دوباره‌کاری زیادی می‌گردد.
4فقدان معیارها و الگوبردای مدیریت فرایندهای کسب و کارارزش ایجاد شده در طول زمان مورد سنجش و ارزیابی قرار نمی‌گیرد.رقابت‌پذیری سازمان کاهش می‌یابد.

در کنار موارد فوق که نشان‌دهنده اهمیت مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار در تحقق اهداف و ایجاد بهبود در عملکرد سازمان‌ها هستند، باید توجه داشت که امروزه بسیاری از سازمان‌ها در حال حرکت به سمت تحول دیجیتال هستند که این امر، موضوع تغییر مدل‌ کسب و کار و فرایندهای کسب و کار را مورد توجه قرار می‌دهد. با توجه به این که مدیریت فرایندهای کسب و کار در تغییر مدل‌ها و فرایندهای کسب‌وکار که قلب ابتکارات تحول دیجیتال هستند مؤثر است، می‌توان علی­رغم عوامل متعدد مؤثر در موفقیت تحول دیجیتال، وجود مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار را بایستی به عنوان عاملی در نظر گرفت که تحول دیجیتال بدون آن نمی‌تواند به سمت جلو حرکت کند.

در واقع، مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار بر اساس روشی برای بهبود مستمر و نوآوری از طریق تجزیه و تحلیل، طراحی مجدد، بهره‌برداری و نظارت مستمر بر مدل های کسب و کار و فرایندهای آن که هسته اصلی تحول دیجیتال هستند، نقشی پیشرو در ترویج تحول دیجیتال ​​ایفا می‌کند.

باید به این نکته توجه کرد که از آنجایی که تحقق هدف تحول دیجیتال، نیازمند یک تلاش بلندمدت است که باید به طور پیوسته بهبود یابد و اجرا و بهره‌برداری از این تحول، نیازمند تخصص بالایی از جمله دانش دیجیتال است، ایجاد مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار که شامل افراد حرفه‌ای با مهارت‌های مختلف است، بسیار مؤثر می‌باشد.

از جمله وظایف مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار در راستای تحول دیجیتال، می‌توان به جمع‌آوری داده‌ها و اطلاعات فرایندهای کسب و کار در وضع موجود، شناسایی نقاط قابل بهبود و برنامه‌ریزی و اولویت‌بندی اقدامات بهبود، توسعه این اقدامات، ارزیابی اثرات تحول، مدیریت صحیح عملیات و بهبود مستمر، اشاره کرد.

نکته قابل توجه در خصوص اهمیت مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار این است که با وجود گستردگی هوش مصنوعی در جهان امروز و تأثیر آن بر کسب و کار و تحول دیجیتال، همچنان نقش مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار در ایجاد چشم‌انداز، حاکمیت، اشتراک دانش، توسعه مهارت و بهبود مستمر فرایندها در به حداکثر رساندن ارزش ابتکارات مدیریت فرایندهای کسب و کار و تضمین ثبات در سراسر سازمان، حیاتی است.

مشکلات ناشی از عدم وجود مرکز تعالی مدیریت فرایند کسب و کار3

علیرغم در دسترس بودن ابزارهای متعدد مدیریت فرایندهای کسب و کار، مرکز تعالی همچنان به دلیل رویکرد استراتژیک و انسان محور خود، قابلیت‌های هوش مصنوعی را تکمیل و تقویت می‌نماید و به عنوان یک دارایی ارزشمند به کسب و کارها برای دستیابی به کارایی و موفقیت در عملیات کمک می‌کند.

لازم به ذکر است همانطور که عوامل متعددی برای موفقیت مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار وجود دارد، عواملی مانند فقدان اهداف مشخص، نبود حمایت مدیران، مقاومت در برابر تغییر، ارتباطات غیرمؤثر، مهارت‌های ناکافی، تمرکز بر نتایج کوتاه‌مدت، عدم توسعه مهارت‌ها و کمبود آموزش، محدودیت منابع و فقدان معیارهای سنجش عملکرد می‌توانند منجر به شکست و یا عملکر ضعیف مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار شوند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *