سوال دارید؟
02146138782
02146137504
02146138782
02146137504
سازمان‌ها از طریق اثربخشی و کارایی فعالیت‌هایی که در سراسر مرزهای آن‌ها جریان دارند، برای ذینفعان خود (جریان‌های ارزش) ارزش ایجاد می‌کنند که اغلب به عنوان فرایندهای کسب و کار میان‌وظیفه‌ای از آن‌ها یاد می‌شود. BPM هم کسب و کار و هم فناوری را دربرمی‌گیرد و امکان نظارت و کنترل بر فرایندها را فراهم می‌کند. برای بهینه‌سازی و حفظ بهبود فرایندهای کسب و کار ضروری است که نوعی از حاکمیت فرایند کسب و کار که ساختارها، معیارها، نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسبی را برای سنجش، بهبود و مدیریت عملکرد فرایندهای کسب وکار یک سازمان ایجاد می‌کند، وجود داشته باشد.
حاکمیت BPM چیست؟
همه سازمان‌ها بدون در نظر گرفتن اندازه یا صنعت، دارای فرایندهای کسب و کار هستند. فرایند کسب و کار مجموعه‌ای مستمر از وظایف سازمانی است که با هدف ایجاد خروجی دارای ارزش افزوده برای ذینفعان انجام می‌شود. هنگامی که این فرایندها در سازمان به درستی نگهداری و بهینه‌سازی‌شوند، رقابت و بقا در بازار را تضمین می‌کنند.
فرایندهای کسب و کار باید در داخل یک سازمان مدیریت شوند تا بتوانند موفقیت بلندمدت کسب و کار را به همراه داشته باشند. این امر به معنای ارزیابی مجدد مستمر، تنظیم مجدد و انطباق فرایندهای کسب و کار است که اهداف استراتژیک را قادر می‌سازد تا به طور مداوم اجرا شوند و به فعالیت‌های عملیاتی روزمره تبدیل گردند. بر اساس تجزیه و تحلیل فرایند، تصمیم‌گیری صحیح، بهبود قابل توجه کیفیت محصول و خدمات، افزایش کارایی و کاهش هزینه‌ها امکان پذیر می‌شود.
حاکمیت مدیریت فرایند کسب و کار یا BPM Governance در مورد ایجاد ساختارها، معیارها، نقش‌ها و مسئولیت‌های مناسب برای مدیریت و سنجش عملکرد فرایندهای کسب و کار از ابتدا تا انتها است. بنابراین، هدف اصلی آن اطمینان از این است که فرایندها که مجموعه‌ای از اقدامات با هدف معین هستند، به طور کارآمد و مؤثر طراحی و اجرا شده و تحت بهبود مستمر قرار گیرند.
نهادهایی که نقش‌ها، مسئولیت‌ها و روابط مختلفی را در یک سازمان بر عهده دارند.
فرایندهای حاکم و تحت حاکمیت که با ارائه تعریف دقیقی از فرایندها، حکمرانی را تسهیل می‌کنند.
ابزارها و زیرساخت‌های اصلی مورد نیاز برای مدیریت مدلسازی فرایندهای کسب و کار.
چرا حاکمیت BPM مهم است؟
حاکمیت BPM، پلی بین استراتژی و اجرا در سازمان‌ها ایجاد می‌کند و کمک می‌کند تا ابتکارات بهبود فرایند در سازمان محقق شوند. حاکمیت فرایند کسب و کار منجر به ارائه خدمات زیر می‌گردد:
چارچوب حاکمیت فرایند
ایجاد یک چارچوب حاکمیت فرایند، بخش اساسی از ابتکارات مدیریت فرایند کسب و کار است. چارچوب حاکمیت فرایند کسب و کار باید شامل مسئولیت‌پذیری فرایند، خط‌مشی‌ها و کنترل‌ها، سنجش و تجزیه و تحلیل عملکرد و رفع نواقص باشد.
مسئولیت‌پذیری فرایند
خط‌مشی‌ها و کنترل‌ها
سنجش و تجزیه و تحلیل عملکرد
رفع نواقص
حصول اطمینان از پاسخگویی فرایند یک جنبه حیاتی از حاکمیت فرایند کسب و کار است. با مشخص کردن واضح نقش‌ها و مسئولیت‌ها در هر فرایند کسب و کار، سازمان‌ها می‌توانند اطمینان حاصل کنند که همه به وضوح نقش خود را در این فرایند درک می‌کنند. این همسویی به تقویت کارایی و اثربخشی فرایند کمک می‌کند.
یک نقش اساسی در حاکمیت فرایند کسب و کار، نقش مالک فرایند است. این فرد وظیفه نظارت و مدیریت یک فرایند کسب و کار خاص را از ابتدا تا انتها بر عهده دارد. مالک فرایند که به عنوان نقطه تماس اصلی برای هر موضوع، بهبود یا تغییر مرتبط با فرایند عمل می‌کند، همسویی با اهداف و مقاصد سازمان را تضمین می‌نماید. همچنین مالک فرایند بر معیارهای عملکرد نظارت می‌کند و شناسایی حوزه‌های مناسب برای بهینه‌سازی را بر عهده دارد و تلاش‌های مربوط به بهبود مستمر را رهبری می‌کند.
در این گام، استفاده از ماتریس RACI که نقش‌های پاسخگو، مسئول، مشاور و مطلع را مشخص می‌کند نیز می‌تواند برای مستندسازی مسئولیت‌های فرایند، مؤثر باشد.
حکمرانی مؤثر مستلزم خط‌مشی‌ها و کنترل‌های فرایندی مستند و اجرا شده برای هدایت افرادی است که مسئول اجرای فرایند هستند.
خط‌مشی فرایند مجموعه‌ای از دستورالعمل‌ها و انتظاراتی است که بر اجرا و مدیریت یک فرایند کسب و کار خاص در یک سازمان حاکم است. این خط‌مشی به اطمینان از ثبات در اجرای فرایند کمک می‌کند. در یک فرایند کسب و کار خاص، سیاست‌های فرایند چارچوبی را برای تصمیم‌گیری، مسئولیت‌پذیری و کنترل کیفیت فراهم می‌کنند.
در حالیکه خط‌مشی فرایند دستورالعمل‌ها و انتظارات را برای یک فرایند کسب و کار تعیین می‌کند، کنترل فرایند بر مدیریت زمان واقعی و تنظیم آن فرایند برای اطمینان از عملکرد مؤثر و کارآمد آن متمرکز است.
سنجش و تجزیه و تحلیل عملکرد شامل ردیابی سیستماتیک شاخص‌های کلیدی عملکرد (KPI) است که به فرایندهای خاص مورد ارزیابی مرتبط هستند. این فعالیت علاوه بر کمک به شناسایی کارایی و اثربخشی فرایندهای جاری به کشف زمینه‌های بهبود نیز کمک می‌کند.
تجزیه و تحلیل عملکرد فرایند اغلب شامل استفاده از ابزارها و روش‌های آماری برای درک تغییرپذیری، تعیین دقیق علل ریشه‌ای مسائل و پیش‌بینی عملکرد آینده است. با سنجش و تجزیه و تحلیل مداوم عملکرد فرایند، سازمان‌ها می‌توانند تصمیمات آگاهانه اتخاذ کنند، عملیات خود را بهبود بخشند، رضایت مشتری را افزایش دهند و در نهایت به مزیت رقابتی در صنعت خود دست یابند.
این چرخه مداوم سنجش و تجزیه و تحلیل، فرهنگ تعالی و نوآوری را تقویت می‌کند و کسب وکارها را به سمت تعالی عملیاتی و نتایج بهبودیافته سوق می‌دهد.
بهبود کارایی و اثربخشی سازمانی مستلزم رفع نواقص فرایند است. سنجش و تجزیه و تحلیل مداوم عملکرد فرایند در شناسایی شکاف‌ها، تنگناها یا ناکارآمدی‌هایی که مانع عملکرد می‌شوند، بسیار مهم است.
پس از شناسایی کاستی‌ها، می‌توان مداخلات هدفمندی را برای اصلاح مسائل طراحی و اجرا کرد. این مداخلات می‌تواند از ایجاد تنظیمات ساده رویه‌ای تا اتخاذ فناوری‌ها یا روش‌های جدید متغیر باشد. نظارت بر تأثیر این تغییرات از طریق حلقه‌های سنجش و بازخورد مستمر برای تأیید پیشرفت‌ها و اطمینان از همسویی فرایند با اهداف سازمانی ضروری است.
در نهایت، رسیدگی به نواقص فرایند نه تنها نتایج عملیاتی را بهبود می‌بخشد، بلکه فرهنگ بهبود مستمر، انعطاف‌پذیری و چابکی را در سازمان پرورش می‌دهد.
