سوال دارید؟

02146138782
02146137504

چالش‌های ایجاد مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار

آخرین مقالات

چالش‌های ایجاد مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار
92
1403-09-06
تیم تولید محتوا آزمایشگاه مدیریت فرایند

چالش‌های ایجاد مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار


با وجود مزایایی که مراکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار ایجاد می‌کنند، اکثر سازمان‌ها، چالش‌هایی در رابطه با پیاده‌سازی و حفظ یک مرکز تعالی موفق دارند. در ادامه به برخی از این چالش‌ها اشاره می‌شود.

چالش‌های ایجاد مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار
  • در یک سازمان، تنها برخی از حوزه‌ها دارای نقشه دقیق فرایندی و هماهنگی و بهینه‌سازی لازم هستند. این امر، یکپارچگی فرایند را در کل ساختار سازمانی از بین می‌برد و مدیریت آن را دشوار می‌سازد. یک فرایند به سادگی در یک بخش کسب و کار و یا مرز منطقی یک واحد کسب و کار متوقف می‌شود و بدون ارتباط با سایر فرایندها باقی می‌ماند. این امر منجر به مختل شدن جریان خدمات و اطلاعات و ایجاد نقش‌های متعدد و بعضاً تکراری می‌گردد که نهایتاً باعث ناکارآمدی می‌شود.
  • منشور فرایند کسب و کار، منجر به تعیین اهداف بهبود می‌شود و مالکان فرایند را هدایت می‌کند تا تمرکز اولیه آن‌ها بر بهبود BPM باشد. این اهداف باید حوزه‌هایی که مدیران خواهان مشاهده بهبود در آن حوزه‌ها هستند را برای مالک فرایند، مشخص نماید. برای مثال می‌توان به تعیین میزان کاهش کل زمان چرخه از زمان سفارش تا تحویل، استاندارد کردن فرایندها و مواردی از این قبیل اشاره کرد.
  •  
  • با وجود این که BPM هرگز نباید به ارائه فرایندها در وضع موجود راضی باشد، به این دلیل که چشم‌اندازی از آینده در حال تغییر کسب و کار ندارد، ارزش بسیار کمتری نسبت به آنچه انتظار می‌رود، ایجاد می‌کند.
  •  
  • در نتیجه کمبود بودجه در مرکز تعالی مدیریت فرایند، تنها درصدی از فرایندها از وضع موجود به وضع مطلوب تبدیل می‌شوند. از آنجایی که فقط فرایندهای وضع مطلوب، نشان دهنده وضعیت ایده‌آل کسب و کار هستند، همیشه عملکرد سازمان، ضعیف به نظر می‌رسد. به این ترتیب سردرگمی ایجاد می‌شود و نتایج برای یک سازمان، خود محدود کننده خواهد بود.
  • فقدان وضوح در نقش‌ها و مسئولیت‌های تعریف شده در مورد این که چه کسی باید در حوزه BPM کار کند، باعث ایجاد شکاف می‌شود و فقدان مسئولیت‌پذیری سازمان را فرا می‌گیرد. این امر منجر به از دست رفتن اهداف بهبود می‌گردد و فرایندهای سازمان را راکد می‌کند و باعث می‌شود تا حتی در مواردی که پتانسیل زیادی وجود دارد، ارزش چندانی اضافه نشود.
  •  
  • کمبود منابع ماهر مانند تحلیلگران کسب و کار در دسترس برای هر پروژه، منجر به فقدان قابل توجه کیفیت می‌شود و باعث تأخیر عمده در پروژه‌هایی مانند اجرای برنامه‌ریزی منابع سازمانی (ERP) که متکی به فرایندهای کسب و کار است، می‌گردد. این امر بر هزینه‌های پروژه و تأخیرهای نابهنگام می‌افزاید.
  • هیچ استاندارد یا دستورالعمل مرجعی برای مدلسازی فرایندهای کسب ‌وکار، هماهنگی یا بهینه‌سازی تعیین نشده است. این امر منجر به تغییرات قابل توجهی در کیفیت BPM می‌شود و اغلب باعث نگهداری فرایندهای کسب و کار در مخازن و ابزارهای جداگانه BPM می‌گردد که با یکدیگر ارتباط برقرار نمی‌کنند. این موضوع منجر به مجموعه‌ای از فرایندهای کسب و کار از هم گسیخته در کل سازمان می‌شود.

هزینه و پیچیدگی پایبندی به الزامات انطباق با قوانین کسب و کار، باعث هدر رفتن منابع و ایجاد مشکلاتی می‌گردد. در بسیاری از موارد، به ویژه در مواردی که انطباق به حفظ BPM مربوط می‌شود (به عنوان مثال، در حفظ تغییرات فرایند و به روزرسانی سوابق این تغییرات)، پشتیبانی مرکز تعالی برای ارضای مؤثر این الزامات مورد نیاز است. الزامات در سراسر سازمان‌ یکسان است، با این حال هر حوزه یا بخش کسب و کار به طور جداگانه به آن‌ها رسیدگی می‌کند و این امر هزینه زیادی را به همراه دارد. علاوه بر این، در برخی از موارد، سازمان‌ها منابع را به صورت غیرضروری به انطباق با قوانین کسب و کار اختصاص می‌دهند. از آنجایی که الزامات، بسیار پیچیده و منابع آن‌ها محدود هستند، ممکن است سازمان‌ها الزامات را در حدی که می‌خواهند، برآورده نکنند.

  • اگرچه بازار فناوری اطلاعات (IT) ممکن است این تصور را القا کند که اجرای BPM آسان و ساده است، اما واقعیت این است که BPM آسان نیست. پیچیدگی‌های اجرای BPM ریشه در چالش‌های معماری سازمانی (همسویی در لایه‌های کسب‌وکار، کاربرد و فناوری) در ساخت برنامه‌های ترکیبی دارد. این‌ برنامه‌ها شامل هماهنگی رابط‌های کاربری، یکپارچه‌سازی سیستم‌ها، مدیریت جنبه‌های غیرعملکردی مانند الزامات معاملاتی، در دسترس بودن، حاکمیت، عملکرد، و مقیاس‌پذیری و غیره است. بنابراین توسعه BPM مطمعناً آسان نیست وهمسویی ساختار آن در یک سازمان را می‌توان به عنوان یک چالش در نظر گرفت.

  • مدیریت عملکرد فرایندهای کسب و کار، مدیران اجرایی را قادر می‌سازد تا از رویدادها و روندهای مهم در کسب و کارشان مطلع شوند. این امر به مدیران در همسویی اهداف عملکرد کمک می‌کند و فرصت‌ها و نگرانی‌های مرتبط با سرمایه‌گذاری BPM و نتایج آن را مشخص می‌سازد. رویکردهای فعلی برای مدیریت عملکرد BPM دست و پا گیر و غیر قابل انعطاف هستند و تنها بخشی از مشکل را حل می‌کنند. آ‌ن‌ها از اهداف سازمانی به سطح مدیر یا کارمند تسری نمی‌یابند و ارتباطی بین مشاوره کسب و کار و سیستم‌های مورد نیاز برای نظارت و مدیریت عملکرد BPM ایجاد نمی‌کنند. در نتیجه، کارمندان با بهره‌وری مطلوب کار نمی‌کنند که این امر بر عملکرد و رضایت کارکنان تأثیر منفی می‌گذارد و حفظ مشتریان را کاهش می‌دهد.

  • مدیریت ارزش BPM، پیگیری و نظارت بر مزایای پیش بینی شده فرایندهایی است که برای یک ذینفع خاص یا گروهی از ذینفعان دارای ارزش و اهمیت هستند. در بسیاری از سازمان‌ها هیچ رابطه‌ای بین BPM و ارزش وجود ندارد. به همین دلیل، ماهیت BPM و سهم آن در ارزش ذینفعان در استراتژی سازمانی پیش‌بینی نشده است. این بدان معناست که سرمایه‌گذاری‌های BPM که در غیر این صورت می‌توانند ارزش سازمان را بهبود بخشند، تأثیر کم و در مواردی هیچ تأثیری بر فراهم کردن ابزار دستیابی به اهداف استراتژیک ندارند. نتیجه نهایی این امر، سازمانی است که توجه چندانی به نحوه عملکرد اطلاعات، خدمات و جریان داده‌های خود و افراد درگیر در این ابعاد ندارد که منجر به تکرار وظایف، خدمات داده‌ای ناکارآمد و اطلاعات ضعیف در گزارش و اندازه‌گیری می‌شود
  • بلوغ BPM به درجه رسمی بودن و بهینه‌سازی مدیریت فرایند مربوط می‌شود. بسیاری از سازمان‌ها فقط یک دیدگاه واحد از بلوغ BPM اتخاذ می‌کنند. سازمان‌هایی که دیدگاه‌ محدودی دارند، در رقابت با سازمان‌های دیگر نیز خود را محدود می‌سازند. بلوغ را نمی‌توان تنها از یک بعد در نظر گرفت و سازمان باید رویکردی کل نگر داشته باشد. از این رو، بلوغی که عملکرد BPM در آن اندازه‌گیری می‌شود به یک دیدگاه جامع نیاز دارد.

چالش‌های ایجاد مرکز تعالی مدیریت فرایندهای کسب و کار

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *